Legacy software: hoe deal je als bedrijf met gedateerde ICT oplossingen?

Arie van Loopik
Arie van Loopik
Digital Transformation Consultant
Arie van Loopik
Arie van Loopik
Digital Transformation Consultant
Video afspelen

Legacy software: is er een probleem?

In een groot deel van de bedrijven in Nederland draait legacy software: verouderde ICT oplossingen die nog altijd gebruikt worden; om welke reden dan ook. Daarbij kun je denken aan:

  • Software die geschreven is in talen en met methoden die niet meer gebruikt worden.
  • Verlopen softwarelicenties die niet meer door de leverancier ondersteund worden.
  • Eigenhandig door medewerkers in elkaar gezette spreadsheets en databases waar in de loop van de jaren steeds meer functies aan toegevoegd zijn, tot een niet meer te doorgronden systeem ontstaan is. 
  • etc.

Ja, legacy software is vaak wel degelijk een probleem

Dat legacy systemen al jaren gebruikt worden lijkt in principe niet altijd (direct) een probleem te zijn: vaak draaien ze prima en zijn ze dus bewezen betrouwbaar en stabiel. “Lijkt”, want de werkelijkheid is meestal anders. Zeker als je kijkt naar de gevolgen van legacy tegen het licht van de grote technologische ontwikkelingen die zich aan het voltrekken zijn. Ontwikkelingen die direct invloed hebben op de innovatiekracht van bedrijven en daarmee op de manier waarop klanten bedrijven ervaren.

In vrijwel alle gevallen brengen legacy systemen problemen met zich mee, zoals:

  • Legacy systemen bedreigen de digitale veiligheid. Bezig zijn met veiligheid in ICT is bezig zijn met verandering. En juist daar zijn legacy systemen meestal niet op berekend.
  • Legacy software veroorzaakt problemen bij klantinteractie. Een klant die gebruik maakt van een legacy systeem van een bedrijf is snel vertrokken als die zelfde klant bij de concurrent beter geholpen wordt, doordat deze een up-to-date systeem heeft dat beter aansluit bij de klantwensen.
  • Legacy software lijkt goedkoop maar is op de langere termijn vrijwel altijd duur, als support, onderhoud en ‘work arounds’ steeds meer tijd en geld gaan kosten. 
  • Legacy zorgt voor inflexibiliteit bij gewenste en vereiste wijzigingen of aanpassingen.
  • Verouderde software zorgt in de regel voor datavervuiling, omdat je met legacy systemen zelden binnen een bedrijf informatie met elkaar kunt delen. Dat leidt tot overlap, onnodig handmatig werk en definitieverschillen in data. Dat komt uiteindelijk de kwaliteit van de informatievoorziening en de interne en externe leveringssnelheid van informatie niet ten goede.
  • De kennis in de organisatie neemt af: bij legacy systemen zijn er in de regel steeds minder mensen die ermee kunnen werken. Daarnaast veroudert meestal de documentatie, omdat deze niet meer bijgehouden wordt. Dat vergroot de kwetsbaarheid van het systeem. En daarmee van het bedrijf dat het systeem gebruikt. 

Naast deze nadelen is het grootste nadeel misschien wel dat legacy systemen ervoor zorgen dat de aansluiting op nieuwe technologische ontwikkelingen verloren gaat:

  • De online ontsluiting van data is een van de belangrijkste ontwikkelingen van de afgelopen jaren. Voor klanten en toeleveranciers is het online kanaal een steeds belangrijkere manier om contact te onderhouden. Een sterk gedateerde ICT omgeving maakt een (veilige) online ontsluiting van data vrijwel onmogelijk. 
  • Aansluiting op cloudtechnologie is vrijwel onmogelijk, waardoor je niet profiteert van de voordelen van cloudplatforms voor bijvoorbeeld het opslaan van data, daar waar concurrenten dat wél doen. Daarmee heeft legacyproblematiek direct invloed op je concurrentiepositie.
  • Er ontstaat een kenniskloof. De ICT afdeling moet enerzijds blijven investeren in kennis in bestaande systemen, met vaak gebrekkige documentatie en kennis die uit de organisatie verdwijnt door pensionering en vertrek van medewerkers. Anderzijds is er weinig tijd om nieuwe technologieën te onderzoeken en te integreren. Door de combinatie ontstaat steeds meer achterstand op de concurrentie.

Adequaat omgaan met legacy steeds belangrijker

Het op de juiste wijze omgaan met legacy vraagstukken wordt door dit soort gevolgen volgens de visie van digital agency SGNM steeds belangrijker. Arie van Loopik, binnen SGNM verantwoordelijk voor digital transformation processen bij opdrachtgevers: ‘bedrijven die in staat zijn om hun ICT systemen te flexibiliseren, hebben de komende jaren een groot en in veel gevallen doorslaggevend innovatievoordeel’.

Geavanceerde nieuwe en disruptieve automatiseringstechnieken bieden steeds meer mogelijkheden die voorheen ondenkbaar waren. Disruptie lijkt dan ook steeds meer het nieuwe normaal te worden. Daarbij draait een effectief ICT beleid in de kern om een bedrijfsbrede, volledig geïntegreerde benadering van alle data die aanwezig zijn in de context van het bedrijf. Allemaal met slechts één einddoel: het realiseren van de ultieme customer experience.

Deze ontwikkeling is aan de orde in alle branches en in alle sectoren van het bedrijfsleven. Bedrijven die hier met hun ICT- en marketingbeleid op inspelen kunnen productiever zijn, realtime beslissingen mogelijk maken en uiteindelijk beter zorgen voor die ultieme klantervaring. Maar: dan moet je ICT omgeving er natuurlijk wel de mogelijkheid toe bieden om dergelijke kansen te benutten. En dan kan legacyproblematiek je danig in de weg zitten.

Van Loopik: ‘In de praktijk blijkt bij veel bedrijven dat de ICT infrastructuur dermate complex en gedateerd is, dat innovatie moeilijk en soms zelfs nagenoeg onmogelijk is. Wendbaarheid in ICT is een absolute must als je in wilt (blijven) spelen op de steeds nieuwe automatiseringsmogelijkheden en kansen om daarmee de allerbeste klantervaring te realiseren. Het betekent dat je daar als bedrijf gericht in zult moeten investeren. Waarbij ICT budgetten niet langer (alleen) opgaan aan onderhoud, ondersteuning en uitbreiding van bestaande ICT infrastructuren, maar (ook) aan het integreren, ontsluiten en opschalen van systemen op basis van nieuwe technologieën’.

Hoe legacy aanpakken?

De transformatie van een legacy-systeem naar een wendbare integrale innovatieve digitale omgeving doe je niet zomaar. De ontwikkeling van zo’n omgeving is complex, waarbij bestaande ICT omgevingen meestal niet ingericht zijn op innovatie, maar op continuïteit en stabiliteit. En waarbij bestaande systemen meestal nog georganiseerd zijn in separate silo’s en afdelingen (website, CRM systeem, webshop, inkoop, productie etc.), die niet gemaakt zijn om gegevens uit te wisselen. 

Daarnaast gaat digitale wendbaarheid overigens niet alleen over systemen, maar zeker ook over mensen en over processen. Ook daar zal (veel) aandacht aan geschonken moeten worden, omdat die minstens zo belangrijk zijn voor een effectieve digitale transformatie.

Vuistregels en tips

Het zal duidelijk zijn dat het niet realistisch is om binnen het bestek van een enkel artikel een complete aanpak te presenteren voor het oplossen van legacy vraagstukken en het organiseren van digitale wendbaarheid binnen een bedrijf. Toch zijn er wel enkele vuistregels en tips te geven:

Think big, start small

  • Begin met het bepalen van een helder toekomstbeeld. Waar wil je als bedrijf naartoe werken als het gaat om je marketing en je ICT? Hoe zorg je ervoor dat deze samen bijdragen aan de doelen van het bedrijf daar waar het gaat om het realiseren van de ultieme customer experience? Denk daarbij niet vanuit de bestaande (legacy) systemen, maar vanuit een geheel nieuwe marketing- en ICT-strategie, waarbij de klant echt centraal gezet wordt. Dat zorgt ervoor dat er niet een context ontstaat die alleen maar gaat over het oplossen van legacy problemen, maar vooral een die gericht is op de ontwikkeling van een nieuwe, integrale datagedreven aanpak. Gebaseerd op de realisatie en implementatie van nieuwe systemen en de afbouw van verouderde systemen.
  • Breng in kaart wat de aard en omvang van de legacy in het bedrijf is. Inventariseer welke legacyvormen aanwezig zijn en stel vast welke problemen deze veroorzaken. Prioriteer deze en pak als eerste de belangrijkste legacyproblemen aan. Realiseer je daarbij dat legacy niet alleen negatief is: legacy geeft stabiliteit en kan in veel gevallen weer een waardevolle bron zijn voor de ontwikkeling van nieuwe systemen.
  • Er zijn meerdere mogelijkheden om met legacy om te gaan: of je lost het op door de ontwikkeling en implementatie van compleet nieuwe technologie, of je optimaliseert de bestaande technologie. Of: je accepteert van bepaalde legacy systemen dat deze in stand gehouden worden. Omdat het risico ervan beperkt is. Dat kan in sommige gevallen gewoon de beste strategie zijn.
  • Bedenk: kleine stappen leveren vaak mooie successen op, die het bedrijf dichter bij het grote doel brengen. Werk daarom niet aan een grote ‘big bang’, maar aan een gefaseerde afbouw van de legacy.

Een never ending story?

  • Het is nooit ‘af’. De technologie schrijdt voort. Systemen die nu nieuw zijn, kunnen over een paar jaar weer verouderd zijn. Dat is nu eenmaal de ontwikkeling van het ICT vak. Wil je legacy effectief aanpakken, zorg er dan voor dat je continu verbetert en blijf je afvragen hoe het beter kan. Dat voorkomt dat ook nieuwe systemen legacy-systemen worden.
  • Een hoogwaardig ICT beleid is erop gericht om te voorkomen dat systemen gedateerd raken. Is er een goed en steeds actueel overzicht van alle assets en licenties in een bedrijf dat met een vooruitziende blik wordt gemanaged, dan kunnen legacy problemen in de toekomst tot een minimum beperkt worden.

Het gaat (zeker) niet om marketing en technologie alleen

  • Oplossen van legacy vraagstukken en integrale datagedrevenheid voorop stellen in de bedrijfsvoering werkt alleen als de urgentie gevoeld wordt en de bereidheid aanwezig is bij de mensen in een bedrijf om te veranderen. 
  • Stel een groep voortrekkers in het bedrijf aan die zich met innovatie mogen bezig houden. Begin klein en bedenk dat -zeker in het begin- de kleinste innovaties de moeite waard kunnen zijn. 

SGNM begeleidt bedrijven in hun digitale transformatie gericht op het realiseren van de ultieme customer experience. Wil je weten of wij je verder kunnen helpen? Bel dan met Arie van Loopik, managing partner (tel: 06 51077103).

Deel dit artikel

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email
Share on whatsapp
small_c_popup.png

Bedankt voor het lezen!

Meld je aan voor updates over onze onderzoeken, expert blogs en nieuws. Ook houden we je op de hoogte van aankomende events.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.